Innehåll
Traditionell arkivering av papper har till stor del ersatts eller hjälpt genom att lagra filer i databaser på en dator. Det finns fördelar och nackdelar med traditionell arkivering. Även om pappersfiler är till hands och lättillgängliga tar de också mycket utrymme och slöseri med papper. Att avgöra om ett traditionellt arkivsystem är rätt för dig beror på ditt företag. Advokatbyråer och företag som har medicinska register kan ha filer som ändras och växer snabbt, så traditionell pappersarkivering är det enda effektiva sättet att hålla jämna steg med den dagliga utvecklingen.
Lätt tillgång
Traditionell filorganisation är lätt att komma åt. Filerna är fysiskt på en central plats. Om du inte hittar någonting kan du ta dig tid att gå igenom varje fil tills du hittar exakt vad du letar efter. Förmågan att visa, röra och läsa dina filer kan alltid hjälpa dig att tänka på hur du kan förnya aspekter av ditt företag.
Lätt att förstå
Traditionella arkivsystem är vanligtvis lätta att förstå. Arkiven kan organiseras på flera sätt, inklusive alfabetiskt, efter ämne eller kompetens, numeriskt, efter datum, plats eller i ordning efter betydelse. Även om du först inte förstår det arkiveringssystem som ska användas kan du ta reda på det genom att söka i arkiven och vara uppmärksam på att definiera faktorerna.
Föråldrad
Å andra sidan har traditionell filarkivering ersatts i många organisationer av en dator. Fler företag skannar och laddar ner sina filer till kontorsdatorer. Med den här metoden kommer arbetarna att kunna hitta filerna och ladda upp dem direkt med sökdatabasprogramvaran, vilket sparar tid och ökar produktiviteten.
Svårt skydd
Traditionell arkivering av filer har inte tillräckligt skydd. Bränder eller andra naturkatastrofer kan förstöra filer, vilket kan leda till förlust av affärer. Säkerhetskopiering av traditionella filer tar tid och tar timmar av kopiering, märkning och arkivering.
Brist på utrymme och effektivitet
Traditionell filorganisation kan komma ur hand. Antalet filer att organisera växer med ditt företag; det kan bli huvudvärk när det gäller att hitta plats för allt pappersarbete. Att arkivera objekt effektivt kan också bli en utmaning.
