Innehåll
En receptionist är vanligtvis den första personen du ser när du går in i en kontorsmiljö. Hans huvudsakliga roll i alla organisationer, oavsett om det är inom den offentliga, privata eller frivilliga sektorn, är att företräda organisationen professionellt för gästerna, även ge grundläggande stöd med administrativa uppgifter, schemaläggning och andra uppgifter. Receptionister kan vara i administrativt stöd eller de kan vara nyligen studenter, ivriga att lära sig om det inre arbetet i företaget som de är intresserade av.
Administrativ
Ett av målen för en receptionist är att stödja ett företags administrativa funktion. Kopiera, arkivera och förbereda dokument samt organisera kontorsmateriel och tillhandahålla nödvändiga leveranser till dina överordnade. Den hanterar också e-post som skickas och tas emot.
Kundservice
Huvudsyftet med detta yrke är kundservice. En receptionist svarar telefonen med en vänlig, professionell hälsning och dirigerar samtal till interna parter. Att svara på allmänna frågor från kunder och potentiella kunder om öppettider, tillgängliga produkter, tjänster och avgifter ligger också inom receptionens uppgifter.
Hantera möten
Ett annat mål för en receptionist är att hantera schemat för företaget. Han hanterar tidtabellen för möten, inklusive nya reservationer, avbokningar och ändringar av möten. Att ha bra organisatoriska färdigheter och uppmärksamhet på detaljer är viktiga färdigheter för denna professionella.
Andra uppgifter
Att förbereda kontorskaffe, snacks och snacks till möten och ringa teammedlemmar är exempel på andra uppgifter för receptionisten. I vissa kontor samlar receptionister in pengar till socialkommittén, levererar parkeringsbiljetter och morgonpost.
