Innehåll

• Förfarande ett: Insättning av medel
• Förfarande två: Forskning
• Procedur tre: Kontakta försäljningsavdelningen
• Procedur fyra: Specifikt konto
• Förfarande fem: Kontakta konsumenten
• Förfarande sex: Nya kvitton

Många företag arbetar inte bara med pengar och gör därför kontofordringar i sina böcker. Detta är värden som kunder är skyldiga företaget och redovisas i allmänhet som intäkter i resultaträkningen. Denna process kan vara svår och ofta kan de mottagna pengarna inte enkelt bokas på kundens konto. Förfarandena inom detta område specificerar tekniker för att effektivisera detta arbete.

Förfarande ett: Insättning av medel

Sätt in alla checkar och kontanter som erhållits i kundfordringssystemet, även om de inte kan identifieras. Behandla också kreditkortsbetalningar snabbt. Du kan göra en anteckning på insättningsavgiften med en oidentifierad check för att dokumentera transaktionen. Kopior av insättningsbevis görs vanligtvis online, men detta är inte fallet för föremål som ingår i insättningen. Gör kopior av objekt som inte kan identifieras omedelbart och arkivera dem efter mottagningsdatum.

Förfarande två: Forskning

Ta filen med de äldsta objekten och arbeta först med dem. Försök hitta liknande namn i systemet. Kundens namn kan ha skrivits in felaktigt. Du kan söka efter alla öppna fakturor som matchar betalningsbeloppet eller annan speciell detalj. Vissa redovisningsavdelningar har filer på oidentifierade artiklar som har lösts, så om du får en ny check från samma kund behöver du inte slösa bort din tid på identifieringsfrågor.

Procedur tre: Kontakta försäljningsavdelningen

Kontakta säljare och få information om betalningar som inte har någon korrespondent i systemet. Eftersom fordringarna har sitt ursprung i försäljningsavdelningen kan säljare hjälpa dig genom att tillhandahålla användbar information. Pengarna kan vara betalningen för en försäljning som ännu inte har redovisats och, om så är fallet, måste försäljningsavdelningen ange det belopp som krävs i systemet. Om du får reda på vilka medel som erhållits för en försäljning som inte är relaterad till försäljningsavdelningen, meddela den berörda avdelningen och redovisningschefen.

Procedur fyra: Specifikt konto

Skapa ett specifikt huvudbokskonto som ska användas för oidentifierade kvitton. Detta konto skapas ofta som en skuld med en kreditbalans. När du får en oidentifierad betalning debiterar du pengar och krediterar det oidentifierade kvittokontot. När du har identifierat vilken konsument beloppet refererar till kan du vända posterna och ange fordringskontot. Alternativt kan du använda en kreditnota för att kreditera kundfordringar och för att rensa skulder.

Förfarande fem: Kontakta konsumenten

Om ett kvitto inte kan hittas inom försäljningsavdelningen är nästa steg att kontakta kunden och försöka få information om försäljningen. Ibland kan en mindre företagsägare köpa något i sitt namn, men betala med en check från företaget utan att ha någon motsvarighet på något konto. Om ett telefonnummer inte är på kontrollen kan du behöva använda internet för att hitta kontaktinformation. Se till att du har checken eller kopian av checken i handen när du pratar med kunden så att du kan ge så mycket information som möjligt.

Förfarande sex: Nya kvitton

Om du efter en rimlig tid fortfarande inte hittar kunden i ditt system, be kontrollanten om tillstånd att skapa ett nytt kontofordran på systemet. Lägg sedan till en anteckning om situationen och länka checken till det nya kontot. Beroende på kontrollens storlek är det ingen mening att spendera mer än en timme på att försöka finansiera rätt konto. Om du har många av dessa artiklar, träffa säljare för att avgöra vad som ligger bakom detta problem och försök att fixa det.