Innehåll
Det alfanumeriska systemet är ett alternativ för att organisera poster och, som andra lagringsmetoder, ger användarna en systematisk metod för att lagra och få tillgång till viktig information.
Kombination
Ett alfanumeriskt system är en kombination av bokstäver (ordnade från A till Z) och siffror (ordnade från minsta till största).
Hur fungerar det
Det alfanumeriska systemet använder en kombination av namn (vanligtvis ett ämne) och siffror. När de är stora använder de vanligtvis indirekt åtkomst, det vill säga ett index eller en kod måste konsulteras för att hämta en fil. Sådana storskaliga system är generellt automatiserade.
Fördelar
Att använda en kod i ett indirekt åtkomstsystem tjänar till att förkorta filnamn och öka systemsäkerheten, eftersom en användare måste vara bekant med koden för att hämta filer, säger "West Virginia County Records Management Manual".
Nackdelar
Användare av ett alfanumeriskt system behöver mer utbildning än om de använde en rent alfabetisk eller numerisk metod. Fel är vanligare och svårare att korrigera än ett enklare system.
Exempel
Ett exempel på en alfanumerisk organisationsmetod är katalogsystemet för Library of Congress, som organiserar sina material med två bokstäver för att identifiera stora områden och siffror för att ange mer specifika ämnen och hyllinformation.
