Innehåll
När du får en skriftlig påminnelse på jobbet kan du känna dig straffad, missförstådd och undervärderad, särskilt om du känner att det inte finns någon motivering. Studera medarbetarhandboken för att se dina rättigheter när det gäller hantering av skriftliga varningar. Många företag tillåter anställda att skicka in ett brev som svar för att förklara sin uppfattning om händelser. Om du bestämmer dig för att skriva ett svar ska ditt brev vara tydligt, logiskt och utan känslor. Tänk på att ditt svar kommer att finnas i din personliga fil som en permanent representation av dig.
Steg 1
Rensa dina tankar. Kom ihåg att ett svarsbrev ger en plattform för dig att presentera fakta genom din uppfattning och inte släppa ut alla dina känslor. Håll dig lugn innan du skriver så att du kan representera dig själv på ett lugnt, professionellt och artikulerat sätt.
Steg 2
Ange datumet för brevet så att alla som analyserar din fil har en specifik tidsreferens till de nämnda händelserna.
Steg 3
Skicka brevet med respekt, med namn, efternamn och yrkestitel för din chef eller personalansvarig. Om du inte är säker på vem ditt brev ska riktas till, skriv "för vem det kan intressera".
Steg 4
Börja med att sammanfatta ämnet i fråga, inklusive anledningen till svaret. Till exempel: "Den 5 december 2011 gav handledaren Jim Howard mig en varning med titeln" Första meddelande ". Brevet var en tillrättavisning eftersom jag hade missat tidsfristen för att lämna in en rapport som beskriver företagets förvärv för November månad ".
Steg 5
Förklara din sida av historien genom att ange din uppfattning om fakta, undvika en defensiv, anklagande attityd eller släppa dina känslor. Skriv inte fraser som "Jag kunde inte avsluta mina rapporter i tid eftersom handledaren höll oss i möten hela dagen, och när vi lämnade kraschade systemet och jag kunde inte logga in. Jag informerade Mr. Howard, men han ignorerade mig , som alltid". Använd istället repliken för att förklara dina handlingar och visa din arbetsetik. Skriv "På det aktuella datumet deltog jag i ett obligatoriskt teammöte under större delen av dagen. Omedelbart efter mötet försökte jag flera gånger logga in på min dator och skicka rapporten, men systemet var nere. Jag förklarade dilemma för herr Howard och jag åkte hem. Nästa morgon anlände jag tidigt och skickade rapporten klockan nio på morgonen. Förutom detta undantag missade jag aldrig en deadline. "
