Innehåll
Receptionister är vanligtvis de första personerna du ser när du går in på ett kontor, vilket gör dem till en viktig representation av de företag de arbetar för och de andra yrkesverksamma på kontoret. Att följa affärsetiketten är en viktig del av en receptionists jobb, men de många förändringar och åsikter som utgör goda sätt gör det svårt för en receptionist eller chef att bestämma lämpligt beteende.
Betydelse
Det är svårt att överdriva vikten av en receptionist som den som ger uppringaren och besökarna ett första intryck. En receptionist med dåligt uppförande ger en negativ ton före ett möte och väcker inte förtroende för potentiella kunder. Å andra sidan ger en receptionist som följer etiketten i en affärsmiljö en stark känsla av professionalism och effektivitet. Detta förbättrar inte bara företagets image för utomstående utan hjälper också andra anställda att känna att deras kontor är en professionell arbetsplats.
Typer
Receptionister representerar sina arbetsgivare på olika sätt. Att svara på telefonsamtal och hälsa besökare är två av de vanligaste uppgifterna för receptionister, och båda kräver ordentlig etikett. Företagspolicy kan kräva att receptionister använder ett förutbestämt skript på telefonen när de tar emot samtal och när de kontaktar olika typer av kunder. I andra fall får receptionister använda sitt eget gottfinnande när de hanterar varje kundinteraktion på olika sätt, men med lämplig nivå av formalitet och professionalism. Individer som arbetar på kontoret skickar ibland ytterligare regler till en receptionist, till exempel när och hur en receptionist kan kontakta dem.
Träning
Medan på vissa kontor är receptionister skyldiga att ha ett gymnasium eller högskoleexamen, sker mycket av en receptionists etikettutbildning på jobbet. Receptionister kan börja arbeta på ett kontor i en position som inte kräver interaktion, varken som ett datainmatningsjobb eller som kontorsassistent. Uppmärksamhet på företagets policy och hur receptionister beter sig kan kvalificera nya anställda till en första gången receptionistposition, vilket kommer att generera erfarenheter som kan vara användbara när man letar efter andra receptionistjobb.
Överväganden
Varje bransch och kontor har sina egna regler för receptionistens etikett. Vissa kontor kräver ett formellt kläd- och talläge. Andra inför en mer avslappnad form av etikett för att få kunder att känna sig avslappnade och välkomna. Kommunikation mellan en ny receptionist och hennes handledare är avgörande för att alla ska veta vad som förväntas. Som receptionist, om du är osäker på etiketten för en viss situation, be vänligt om ursäkt och fråga en överordnad chef eller receptionist hur du ska svara.
Tips
Även om varje kontor är olika kan receptionister fortfarande dra nytta av några av samma tips. Att vara en multitasking-person är avgörande för bra prestationer, men när någon kommer in på kontoret är det viktigt att ge dem din fulla uppmärksamhet. Detta innebär att parkera samtal eller fylla i dem snabbt, lägga av papper och få direkt ögonkontakt. En receptionists arbetsyta måste vara rörig för att verka mer professionell och också för att göra det lättare att slutföra enkla uppgifter som att hitta information och erbjuda någon en penna för att fylla i ett formulär. Slutligen, när man tar någon till ett kontor, måste receptionisten alltid ta ledningen för att försäkra gästen att hans närvaro är tillåten och för att rädda honom från pinsamheten att inte veta vart man ska gå.
