Innehåll
Möten med väl dokumenterade minuter är mer effektiva och effektiva än utan en sådan rekord. Besluten noteras och åtgärdsposter och vem som är ansvarig för dem spåras. Viktiga delar i diskussionen beskrivs så att personer som inte deltog i mötet lätt kan ta reda på vad som hände utan att slösa tid på nya möten. Genom att skapa minuter lägger du till bra saker för ditt rykte för stora möten.
beslut
Varje person i ett möte kommer att ha sitt perspektiv på vad som har hänt och vad som har beslutats. Vid inspelning av dessa beslut och publicering av dem som en del av protokollet finns en officiell version av beslutet om det förekommer några meningsskiljaktigheter i framtiden.
Att göra minuter kan också tvinga större klarhet om vad som har beslutats. För att säkerställa att anteckningar är korrekta när diskussionen är oklart kan sekreteraren ställa frågor som "Så alla är överens om att produktlanseringen kommer att hända i juli eller augusti?" Detta gör att alla deltagare lämnar mötet med samma förståelse.
Åtgärdsposter
En rekord över överenskomna åtgärdsposter i ett möte är särskilt användbart med grupper som träffas regelbundet. Genom att granska objekten från tidigare möten är det enkelt att veta vad som fortfarande behöver göras. Detta ger medlemmarna ett incitament att utföra sina uppgifter före mötet.
Juridiska krav
I vissa fall, till exempel för styrelsemöten, kan protokoll vara ett krav i koncernens stadgar. De kan betraktas som juridiska dokument för ändamål som skatter och revisioner. Dessa företag brukar ha en sekreterare som ansvarar för protokollet vid alla möten.
Definiera en sekreterare
Eftersom de korrekta protokollen är viktiga måste varje möte ha en bestämd sekreterare. Att göra fullständiga anteckningar och aktivt delta i mötet kan vara utmanande, så det är ofta bäst om mötesinstruktören väljer en annan person att registrera fakta. Den här medarbetaren bör på ett tydligt och kortfattat sätt notera besluten, åtgärdspunkterna och diskussionen om mötet. Mycket stora texter kan inte läsas.
stilar
Det finns olika stilar för att skriva mötesminuter. För rådsmöten, där dessa roller är juridiska och officiella handlingar, kan lagar diktera vilken typ av information som ska rapporteras i texterna. Vissa typer av minuter registrerar inte den diskussion som resulterade i det slutgiltiga beslutet om ett visst problem.
Men i affärsmöten eller projektgrupper är det oftast effektivare att registrera de viktigaste punkterna i diskussionen. Att ha en rekord över dessa punkter är användbar för personer som inte kunde vara närvarande eller som vill komma ihåg vad som diskuterades tidigare så att ingen tid slösas bort vid nästa möte.
