Innehåll
Framgångsrika receptionister kan hantera många uppgifter samtidigt som de ger ett positivt första intryck till företagets gäster, besökare och potentiella medarbetare. Oavsett om det är ett litet företag eller ett multinationellt företag kan rätt organisatorisk kompetens vara nyckeln till att upprätthålla god mottagning. Bra organisationsidéer förenklar rutinuppgifter och förbättrar gästfriheten.
Snabbguide
Skapa snabba referensguider för rutininformation, t.ex. vanliga telefoner, kontorsnummer och tillägg. Separera dessa guider i laminerade mappar för enkel hantering och snabb referens. Håll dem i organiserade filer medan de inte används. Överväg att behålla extra kopior att tillhandahålla om det behövs. Guider kommer att göra dig effektivare och hjälpa till att påskynda rutinmässiga uppgifter som överföring av samtal.
Huvudsakliga åtaganden
Gör en lista med schemalagda besök för dagen, organiserad enligt schema. Ange namnet på personen och vem du meddelar om ankomsten. Detta gör att du kan anpassa välkommen fraser till besökare. Till exempel när en gäst anländer kan du säga, "Välkommen Herr Smith, fru Souza ser fram emot mötet." Denna typ av mottagning gör att en gäst känner sig mer välkommen och kan bidra till att förbättra mötesresultaten. Personlig välkomst är speciellt till hjälp för jobbintervjuer. Om en potentiell medarbetare känns välkommen kommer han eller hon att vara mer avslappnad för din intervju och ha en mer gynnsam chans att arbeta för företaget.
Planerar för intervaller
Se till att du har stöd för att täcka det med intervaller eller på dagar när du är sjuk. Skapa anteckningar som täcker de grundläggande uppgifter och funktioner som kan överföras till alla som ersätter dig. Du kan skapa ett rotationssystem för tillfälliga utbyten mellan olika avdelningar i ditt företag. Detta ger dig mer kontakt med olika delar av företaget, vilket gör det lättare för dig att ta itu med problemen i framtiden.
scrapbook ramar
Skapa en meddelandekort för bolaget, markera företagets positiva nyheter och aktiviteter. Uppdatera dem när du har ledig tid, sätt dem i vänteläget så att besökarna kan titta. Detta kommer att vara ett konstruktivt sätt för besökare att skicka tiden medan de väntar på sina möten, samt hjälpa dem att bli bekanta med företaget. Genom att hålla dina gäster upptagna kan du fokusera din uppmärksamhet på andra uppgifter och telefonsamtal, vilket ökar effektiviteten.
förfriskningar
Håll förfriskningar till hands. Installera ett litet kylskåp för att hålla kalla drycker under ditt skrivbord eller i väntområdet. Ha en individuell kafeteria i närheten samt socker och sötningsmedel. Lägg en serveringsfat av bakverk på din reception eller en skål med godis. Med förfriskningar i närheten, kommer du att kunna välkomna företagets gäster utan att lämna receptionen.
